○国立大学法人兵庫教育大学法人文書管理規程
平成23年4月1日
規程第4号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は，公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1項の規定に基づき，国立大学法人兵庫教育大学(以下「本学」という。)における法人文書の適正な管理について，必要な事項を定めるものとする。
(1) 法人文書 本学の役員又は職員が職務上作成し，又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって，本学の役員又は職員が組織的に用いるものとして，本学が保有しているものをいう。ただし，法第2条第5項各号に掲げるものを除く。
(2) 教育・研究関係文書 前号に規定する法人文書のうち教員又は教員組織が主体となって管理するものをいう。
(3) 法人文書ファイル等 本学における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう，相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。
(4) 法人文書ファイル管理簿 本学における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために，法人文書ファイル等の分類，名称，保存期間，保存期間の満了する日，保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
(5) 部局等 専攻，連合学校教育学研究科，附属図書館，先端教職課程カリキュラム開発センター，教員養成・研修高度化センター，発達心理臨床研究センター，情報処理センター，附属幼稚園，附属小学校，附属中学校，保健管理センター及びグローバル教育センターをいう。
第2章 管理体制
(総括文書管理者)
第3条 本学に総括文書管理者を置き，事務局長をもって充てる。
2 総括文書管理者は，次の各号に掲げる事務を行うものとする。
(1) 法人文書ファイル管理簿及び第17条第3項に規定する法人文書ファイル移管・廃棄簿(以下「移管・管理簿」という。)の調製
(2) 法人文書の管理に関する必要な改善措置の実施
(3) 法人文書の管理に関する研修の実施
(4) 組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置
(5) 法人文書ファイル保存要領その他この規程の施行に関し必要な細則等の整備
(6) その他法人文書の管理に関する事務の総括
(文書管理者)
第4条 本学に，所掌事務に関する文書管理の実施責任者として，文書管理者を置き，室長及び課長をもって充てる。
2 文書管理者は，その管理する法人文書について，次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 保存
(2) 保存期間が満了したときの措置の設定
(3) 法人文書ファイル管理簿への記載
(4) 移管又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。)等
(5) 管理状況の点検等
(6) 法人文書の作成，第13条に規定する標準文書保存期間基準の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導
3 第1項の規定にかかわらず，教育・研究関係文書の管理に当たっては，部局等の長(専攻にあっては「専攻長」とする。)を文書管理者とする。
(文書管理担当者)
第5条 本学に，文書管理担当者を置き，教育・研究関係文書の管理にあっては教員，その他の法人文書にあっては職員のうちから文書管理者が指名する者をもって充てる。
2 文書管理担当者は，前条第2項各号に掲げる事務について，文書管理者を補佐するものとする。
(監査責任者)
第6条 本学に，監査責任者を置き，監査室長をもって充てる。
2 監査責任者は，法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
(職員の責務)
第7条 職員は，法の趣旨に則り，関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い，法人文書を適正に管理しなければならない。
第3章 作成
(文書主義の原則)
第8条 職員は，文書管理者の指示に従い，法第11条第1項の規定に基づき，法第1条の目的の達成に資するため，本学における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本学の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，文書を作成しなければならない。
(適切・効率的な文書作成)
第10条 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式，資料等の情報については，電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
2 文書の作成に当たっては，常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)，現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)，送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により，分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
第4章 整理
(1) 作成又は取得した法人文書について分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2) 相互に密接な関連を有する法人文書を法人文書ファイルにまとめること。
(3) 前号の法人文書ファイルについて分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
2 第11条第1号の保存期間の設定については，標準文書保存期間基準に従い，行うものとする。
4 第11条第1号の保存期間の起算日は，法人文書を作成し，又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。
5 第11条第3号の保存期間は，法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
6 第11条第3号の保存期間の起算日は，法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。
第5章 保存
(法人文書ファイル保存要領)
第14条 総括文書管理者は，法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう，法人文書ファイル保存要領(以下「保存要領」という。)を作成するものとする。
2 保存要領には，次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 紙文書の保存場所・方法
(2) 電子文書の保存場所・方法
(3) 引継手続
(4) その他適切な保存を確保するための措置
(保存)
第15条 文書管理者は，保存要領に従い，法人文書ファイル等について，当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間，適切に保存しなければならない。ただし，他の文書管理者等に引き継いだ場合は，この限りでない。
第6章 法人文書ファイル管理簿
(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)
第16条 総括文書管理者は，本学の法人文書ファイル管理簿(別紙様式第2号)について，公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下「施行令」という。)第15条第2項の規定に基づき，磁器ディスクをもって調製するものとする。
2 法人文書ファイル管理簿は，あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに，インターネットで公表しなければならない。
3 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め，又は変更した場合には，当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
(法人文書ファイル管理簿への記載)
第17条 文書管理者は，少なくとも毎年度1回，管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について，施行令第15条第1項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
2 前項の記載に当たっては，独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「独立行政法人等情報公開法」という。)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には，当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
3 文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，独立行政法人国立公文書館に移管し，又は廃棄した場合は，当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに，その名称，移管日又は廃棄日等について，総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿(別紙様式第3号)に記載しなければならない。
第7章 移管，廃棄又は保存期間の延長
(保存期間が満了したときの措置)
第18条 文書管理者は，法人文書ファイル等について，別表第2に基づき，保存期間の満了前のできる限り早い時期に，保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
3 総括文書管理者は，前項の同意に当たっては，必要に応じ，独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
(移管又は廃棄)
第19条 文書管理者は，総括文書管理者の指示に従い，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，前条第1項の規定による定めに基づき，独立行政法人国立公文書館に移管し，又は廃棄しなければならない。
2 文書管理者は，前項の規定により移管する法人文書ファイル等に，法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には，総括文書管理者の同意を得た上で，独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。
(1) 現に監査，検査等の対象になっているもの 当該監査，検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 開示請求があったもの 法第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
2 文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，その職務の遂行上必要があると認めるときには，総括文書管理者の承認を得て，その必要な限度において，一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
第8章 点検・監査及び管理状況の報告等
(点検・監査)
第21条 文書管理者は，自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度1回，点検を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2 監査責任者は，法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度1回，監査を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3 総括文書管理者は，点検又は監査の結果等を踏まえ，法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
(紛失等への対応)
第22条 文書管理者は，法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は，直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2 総括文書管理者は，前項の報告を受けたときは，速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理状況の報告等)
第23条 総括文書管理者は，法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について，毎年度，内閣府に報告するものとする。
第9章 研修
(研修の実施)
第24条 総括文書管理者は，職員に対し，法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ，又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
(研修への参加)
第25条 文書管理者は，総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
第10章 補則
(他の法令等との調整)
第26条 この規程にかかわらず，法律及びこれに基づく命令の規定により，法人文書の分類，作成，保存，廃棄その他の法人文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては，当該事項については，当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによるものとする。
(雑則)
第27条 この規程に定めるもののほか，法人文書の管理について必要な事項は，学長が別に定める。
附則
1 この規程は，平成23年4月1日から施行する。
2 国立大学法人兵庫教育大学大学法人文書管理規程(平成13年規程第8号)は，廃止する。
附則(平成23年4月26日)
この規程は、平成23年5月1日から施行する。
附則(平成24年3月26日)
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月15日)
この規程は，平成25年4月1日から施行する。
附則(平成26年3月14日)
この規程は，平成26年4月1日から施行する。
附則(平成26年3月27日)
この規程は，平成26年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日)
この規程は，平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年6月28日)
この規程は，平成29年7月1日から施行する。
附則(平成29年7月12日)
この規程は，平成29年7月12日から施行する。
附則(平成30年3月16日)
この規程は，平成30年4月1日から施行する。
附則(平成30年6月29日)
この規程は，平成30年7月1日から施行する。
附則(平成30年12月12日)
この規程は，平成30年12月12日から施行する。
附則(令和元年7月31日)
この規程は，令和元年8月1日から施行する。
附則(令和2年3月11日)
この規程は，令和2年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月16日)
この規程は，令和4年4月1日から施行する。
別表第1(第9・第18条関係)
国立大学法人兵庫教育大学法人文書保存期間基準及び保存期間満了時の措置の設定に関する基準
事項 | 業務の区分 | 当該業務に係る法人文書の類型 | 保存期間 | 保存期間満了時の措置 | |
1 | 管理運営に関する事項 | (1) 組織の設置，改廃及び管理運営に関する重要な決定及びその経緯 | 法人登記に関するもの | 永年 | |
公印の制定，廃止及び改刻に関するもの | 30 | 廃棄 | |||
教育，研究及び事務組織の設置並びに改廃に関するもの | 30 | ||||
学部，研究科，専攻等の設置及び改廃に関するもの | 30 | ||||
法令，規則，通達等で本学の規則の規範となるもの | 30 | ||||
諸規則の制定，改廃に関するもの | 30 | ||||
訴訟に関するもの | 30 | ||||
本学の沿革記録に関するもので重要なもの | 30 | ||||
経営協議会，教育研究評議会，学部教授会及び研究科教授会の記録に関するもので重要なもの | 30 | ||||
役員会の記録に関するもの | 30 | ||||
本学が発行する広報，学報，職員録等(保存用) | 30 | ||||
法人文書ファイル管理簿 | 30 | ||||
中期目標，中期計画等に関するもの | 30 | ||||
(2) 組織の管理運営に関する決定及びその経緯 | 文部科学省からの諸令達，通達及び往復書簡で重要なもの | 10 | 廃棄 | ||
入学式，卒業式，学位記授与式，その他本学が主催する記念行事に関するもので重要なもの | 10 | ||||
本学の沿革記録に関するもの | 10 | ||||
各種委員会の記録に関するもので重要なもの | 10 | ||||
各種統計調査に関する重要なもの | 10 | ||||
(3) 組織の管理運営に関する事務の実施その他の経緯 | 文書処理に関する表簿 | 5 | 廃棄 | ||
文部科学省からの諸令達，通達及び往復書簡 | 5 | ||||
入学式，卒業式，学位記授与式，その他本学が主催する記念行事に関するもの | 5 | ||||
学長会議，事務局長会議，総務部長会議などに関するもので重要なもの | 5 | ||||
経営協議会，教育研究評議会，学部教授会及び研究科教授会の記録に関するもの | 5 | ||||
各種委員会の記録に関するもの | 5 | ||||
公印使用簿 | 5 | ||||
学術講演会の実施に関するもの | 5 | ||||
各種統計調査に関するもの | 5 | ||||
文部科学省等への報告等で重要なもの | 5 | ||||
本学が発行する広報，学報，職員録等に関するもの | 5 | ||||
後援名義に関するもの | 5 | ||||
学内通知文書 | 1 | ||||
陳情，請願に関するもの | 1 | ||||
照会，会議開催通知，講師依頼，資料送付等軽易な事項に係る意志決定を行うための決裁文書 | 1 | ||||
週間・月間予定 | 1年未満 | ||||
学長会議，事務局長会議，総務部長会議などに関するもの | 1年未満 | ||||
会議室などの使用に関するもの | 1年未満 | ||||
文部科学省等への報告等 | 1年未満 | ||||
2 | 教職員の人事に関する事項 | (1) 教職員の人事に関する重要な決定又はその経緯 | 人事記録に関すること | 永年 | |
役員及び教職員の雇用，懲戒，訓告等に関するもの | 永年 | ||||
役員及び教職員の定員・現員に関するもの | 永年 | ||||
その他永年保存の必要があると認められるもの | 永年 | ||||
学長選考に関するもの | 30 | 廃棄 | |||
文部科学省からの通知等で例規となるもの | 30 | ||||
雇用等の手続き等に係る学内取扱いに関するもの | 30 | ||||
俸給の発令(昇給，俸給切替に関するものを除く。)に関するもの | 30 | ||||
その他30年保存の必要があると認められるもの | 30 | ||||
(2) 教職員の人事に関する決定又はその経緯 | 人事関係監査等に関するもの | 10 | 廃棄 | ||
非常勤職員(非常勤講師を除く。)の任免に関するもの | 10 | ||||
昇給に関するもの | 10 | ||||
俸給切替に関するもの | 10 | ||||
研修に関するもの | 10 | ||||
栄転・表彰に関するもの | 10 | ||||
その他10年保存の必要があると認められるもの | 10 | ||||
(3) 教職員の人事に関する事務の実施その他の経緯 | 外国人教師等の雇用等に関するもの | 5 | 廃棄 | ||
海外渡航に関するもの | 5 | ||||
諸手当に関するもの | 5 | ||||
俸給の調整額に関するもの | 5 | ||||
人事関係諸会議に関するもの | 5 | ||||
兼業等に関するもの | 5 | ||||
勤務状況に関するもの | 5 | ||||
レクリエーションに関するもの | 5 | ||||
財形貯蓄に関するもの | 5 | ||||
退職手当に関するもの | 5 | ||||
社会保険・労働保険に関するもの | 5 | ||||
その他5年保存の必要があると認められるもの | 5 | ||||
試験採用に関するもの | 3 | ||||
勤務評定に関するもの | 3 | ||||
その他3年保存の必要があると認められるもの | 3 | ||||
その他1年保存の必要があると認められるもの | 1 | ||||
職員の諸証明に関するもの | 1年未満 | ||||
その他の法人文書 | 1年未満 | ||||
3 | 財務に関する事項 | (1) 財務に関する重要な決定又はその経緯 | 財務諸表 | 永年 | |
資金計画及び収支計画に関する重要な文書 | 永年 | ||||
固定資産管理台帳 | 永年 | ||||
現物出資に係る承継財産に関する重要な文書 | 永年 | ||||
固定資産登記に関する重要な文書 | 永年 | ||||
鑑定評価調書 | 永年 | ||||
会計帳簿 | 10 | 廃棄 | |||
概算要求に関する重要な文書 | 10 | ||||
決算に関する重要な文書(財務諸表を除く。) | 10 | ||||
宿舎の現況の記録で重要なもの | 10 | ||||
銀行取引に関する重要な文書 | 10 | ||||
予算に関する重要な文書(資金計画及び収支計画に関する重要な文書並びに概算要求に関する重要な文書を除く。) | 7 | ||||
契約に関する重要な文書 | 7 | ||||
物品に関する重要な文書 | 7 | ||||
固定資産に関する重要な文書(固定資産管理台帳，現物出資に係る承継財産に関する重要な文書，固定資産登記に関する重要な文書及び鑑定評価調書を除く。) | 7 | ||||
宿舎に関する重要な文書(宿舎の現況の記録で重要なものを除く。) | 7 | ||||
科学研究費補助金に関する重要な文書 | 7 | ||||
収入に関する重要な文書 | 7 | ||||
支払に関する重要な文書(銀行取引に関する重要な文書を除く。) | 7 | ||||
給与支給に関する重要な文書 | 7 | ||||
旅費支給に関する重要な文書 | 7 | ||||
債権に関する重要な文書 | 7 | ||||
監査に関する重要な文書 | 7 | ||||
会計機関の指定等に関する重要な文書 | 7 | ||||
会計に関する各種届出に関する重要な文書 | 7 | ||||
(2) 財務に関する事務の実施その他の経緯 | 資格審査に関する文書 | 3 | 廃棄 | ||
その他の会計関係文書 | 1年未満 | ||||
4 | 学務に関する事項 | (1) 学務に関する重要な決定又はその経緯 | 学籍簿 | 30 | 廃棄 |
学生の懲戒等身分の異動に関するもので重要なもの | 30 | ||||
卒業証書発行台帳及び修了証書発行台帳 | 30 | ||||
学位授与に関するもの | 30 | ||||
学生の懲戒等身分の異動に関する文書 | 10 | ||||
日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金に関するもので重要なもの | 10 | ||||
学生寄宿舎等の学生の入退寮に関するもので重要なもの | 10 | ||||
(2) 学務に関する事務の実施その他の経緯 | 日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金に関するもの | 5 | 廃棄 | ||
学生寄宿舎等の学生の入退寮に関するもの | 5 | ||||
入学料，授業料等の免除及び徴収猶予に関するもので重要なもの | 5 | ||||
健康診断表，学生相談記録等学生及び職員の健康管理に関するもので重要なもの | 5 | ||||
学生の就職先に関するもので重要なもの | 5 | ||||
学生証等各種証明書発行に関するもので重要なもの | 5 | ||||
学生団体に関するもので重要なもの | 5 | ||||
課外教育の実施に関するもので重要なもの | 5 | ||||
学生教育研究災害障害保険及び学生教育災害付帯賠償責任保険に関するもの | 5 | ||||
入学手続書類 | 5 | ||||
入学者の選抜及び成績考査に関するもの | 5 | ||||
定期試験に関するもの | 5 | ||||
シラバス | 5 | ||||
大学間協定及び国際交流協定書 | 5(有効期間終了後) | ||||
入学料，授業料等の免除及び徴収猶予に関するもの | 3 | ||||
健康診断表，学生相談記録等学生及び職員の健康管理に関するもの | 3 | ||||
学生の就職先に関するもの | 3 | ||||
学生証等各種証明書発行に関するもの | 3 | ||||
学生団体に関するもの | 3 | ||||
課外教育の実施に関するもの | 3 | ||||
休講に関するもの | 3 | ||||
福利厚生施設の利用に関するもの | 3 | ||||
学生の生活支援に関するもの | 3 | ||||
5 | 施設に関する事項 | 施設に関する事務の実施その他の経緯 | 施設実態調査台帳 | 30 | 廃棄 |
かしの修補等の請求の際に必要となるもの(設計図書等) | 10 | ||||
工事の設計積算に関するもの | 5 | ||||
工事請負契約に関するもの(かしの修補等の請求の際に必要となるものを除く) | 5 | ||||
設計監理委託に関するもの | 5 | ||||
工事の施工管理に関するもの(かしの修補等の請求の際に必要となるものを除く) | 5 | ||||
競争参加者資格審査に関するもの | 3 | ||||
工事契約・施工に関する報告に関するもの | 3 | ||||
施設維持管理に関するもの(定期検査の結果の記録に関するものを除く) | 1(当該施設廃止後) | ||||
6 | 図書館に関する事項 | 図書館に関する事務の実施その他の経緯 | 蔵書目録(OPACデータベース) | 所蔵の間 | 廃棄 |
蔵書統計 | 10 | ||||
利用統計 | 5 | ||||
資料の収集及び整理に関するもので重要なもの | 5 | ||||
資料の受入及び除籍に関するもので重要なもの | 5 | ||||
資料の寄贈及び交換に関するもので重要なもの | 5 | ||||
資料の製本及び修理に関するもの | 5 | ||||
資料の購入に関するもの | 5 | ||||
外国雑誌購入契約に関するもの | 5 | ||||
文献複写料金に関するもの | 5 | ||||
資料の閲覧及び貸出に関するもの | 3 | ||||
資料の収集及び整理に関するもの | 3 | ||||
資料の受入及び除籍に関するもの | 3 | ||||
参考業務に関するもの | 3 | ||||
他機関との相互利用に関するもの | 3 | ||||
資料の寄贈及び交換に関するもの | 3 | ||||
整理業務に関する決裁文書 | 3 | ||||
閲覧業務に関する決裁文書 | 3 | ||||
貸出業務に関する決裁文書 | 3 | ||||
資料の利用に関するもの | 3 | ||||
文献複写に関するもの | 3 | ||||
図書館広報誌等の作成に関するもの | 3 | ||||
図書館の利用に関するもの | 1 | ||||
図書館利用者名簿(データベース) | 各利用者の有効期間 | ||||
7 | 研究助成に関する事項 | 研究助成に関する事務の実施その他の経緯 | 遺伝子治療臨床研究の審査等に関するもの | 5 | 廃棄 |
遺伝子組換え生物等の使用等の審査等に関するもの | 5 | ||||
クローン研究の審査等に関するもの | 5 | ||||
科学研究費補助金の申請等に関するもの | 5 | ||||
8 | 研究協力に関する事項 | 研究協力に関する事務の実施その他の経緯 | 発明委員会における審査に関するもの | 5 | 廃棄 |
民間等との共同研究申込書 | 5 | ||||
受託研究申込書 | 5 | ||||
受託研究員申請書 | 5 | ||||
奨学寄附金申込書 | 5 | ||||
民間等との共同研究，受託研究，受託研究員，奨学寄附金の受入審査に関するもの | 5 | ||||
受託研究の実績報告に関するもの | 5 | ||||
研究交流促進法第11条第2項に基づく国有敷地の廉価使用認定申請に関するもの | 5 | ||||
共同試験研究促進税制の証明に関するもの | 5 | ||||
9 | 教員保有文書に関する事項 | 教員管理・運営関係文書 | 専攻の議事録・配付資料 | 3 | 廃棄 |
実験機器等利用記録 | 1 | ||||
毒劇物受払簿 | 1 | ||||
教育関係文書 | 卒業論文 | 5 | 廃棄 | ||
研究関係文書 | 各種研究助成金に関する申請関係書類 | 5 | 廃棄 | ||
外部機関に提出した報告書 | 5 | ||||
大学の運営経費により発行された論文・抜刷 | 5 | ||||
大学の運営経費により発行された論文集 | 5 | ||||
10 | 附属学校に関する事項 | 会議関係 | 教員会資料 | 3 | 廃棄 |
教員会議事録 | 3 | ||||
行事関係 | 運動会(体育祭)・文化祭関係文書 | 3 | |||
修学旅行等関係文書 | 3 | ||||
日誌類 | 学校・教務・日番日誌 | 5(学教法規則) | |||
日直・学級日誌 | 1 | ||||
施錠日誌 | 1 | ||||
教務関係 | 児童・生徒名簿，写真 | 在学中 | |||
時間割 | 5(学教法規則) | ||||
日課表 | 5(学教法規則) | ||||
教科担任・学級担任一覧・校務分掌表 | 5(学教法規則) | ||||
教科書採択・無償給与関係文書 | 5 | ||||
使用教室一覧 | 3 | ||||
年間指導計画 | 3 | ||||
成績一覧表 | 3 | ||||
学校通信・学年通信 | 3 | ||||
家庭環境調査票 | 1 | ||||
学校参観依頼(簿) | 1 | ||||
教科別指導資料等(実験手順書・しおり等) | 1 | ||||
児童・生徒作品(作文) | 随時返却 | ||||
生徒指導関係 | 生活指導に関する文書(特に重要なもの) | 10 | |||
生活指導に関する文書 | 1 | ||||
学籍関係 | 指導要録(学籍に関する記録) | 20(学教法規則) | |||
指導要録(指導に関する記録) | 5(学教法規則) | ||||
出席簿 | 5(学教法規則) | ||||
指導要録抄本 | 5 | ||||
入学者台帳 | 5 | ||||
入試関係 | 調査書 | 在学中 | |||
誓約書 | 在学中 | ||||
帰国生相談記録 | 在学中 | ||||
帰国生身上調書 | 在学中 | ||||
合否判定会議資料 | 在学中 | ||||
連絡進学資料 | 在学中 | ||||
報告書 | 5 | ||||
成績証明書 | 5 | ||||
入試(発育調査)問題 | 5 | ||||
入試結果一覧表 | 3 | ||||
入試説明会資料 | 3 | ||||
進路指導関係 | 卒業生進路先一覧 | 3 | |||
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別表第2(第18条関係)
保存期間満了時の措置の設定基準
1 基本的考え方
法第1条の目的において，「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が，健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として，主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ，法第4条において，経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け，検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており，以下の【Ⅰ】～【Ⅳ】のいずれかに該当する文書は，「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり，保存期間満了後には独立行政法人国立公文書館に移管するものとする。
【Ⅰ】国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程，決定，実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書 【Ⅱ】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書 【Ⅲ】国民を取り巻く社会環境，自然環境等に関する重要な情報が記録された文書 【Ⅳ】国の歴史，文化，学術，事件等に関する重要な情報が記録された文書 |
2 具体的な移管・廃棄の判断指針1の基本的考え方に基づいて，個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置(移管・廃棄)の判断については，以下の(1)～(2)に沿って行う。
事項 | 業務の区分 | 保存期間満了時の措置 | |
組織の管理運営に関する決定及びその経緯 | |||
1 | 設立又は改廃及びその経緯 | 組織の存立に関する重要な経緯 | 移管 |
2 | 規程の制定又は改廃及びその経緯 | 規程の制定又は改廃に関する立案の検討その他の経緯 | 廃棄 |
3 | 法令の規定に基づく文部科学大臣の許可，承認の求め，届出等及びその経緯 | 独立行政法人通則法，国立大学法人法その他の法令による文部科学大臣の認可，承認の求め，届出等に関する立案の検討その他の経緯 | 廃棄 |
4 | 業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解(他の項に掲げるものを除 | 業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解に関する立案の検討その他重要な経緯 | 廃棄 |
5 | 運営費交付金，施設費及び会計検査に関する事項 (3の項に掲げるものを除く。) | (1) 運営費交付金等の要求に関する重要な経緯 | 廃棄 |
(2) 会計検査に関する重要な経緯 | |||
教職員職員の人事に関する決定及びその経緯 | |||
6 | 教職員の人事に関する決定及びその経緯 | (1) 人事の基本方針並びに教職員の身分に関する立案の検討その他重要な経緯 | 廃棄 |
(2) 教職員の研修の実施に関する計画の立案の検討その他重要な経緯 | |||
(3) 教職員の兼業の許可に関する重要な経緯 | |||
(4) 教職員の退職手当の支給に関する重要な経緯 | |||
教育に関する決定及びその経緯 | |||
7 | 学生募集に関する事項 | 学生募集の企画の検討その他の経緯 | 廃棄 |
8 | 入学者選抜に関する事項 | 入学者選抜に関する事務の実施その他の経緯 | 廃棄 |
9 | 入学手続に関する事項 | 入学手続に関する事務の実施その他の経緯 | 廃棄 |
10 | 教育支援に関する事項 | 教育支援に関する事務の実施その他の経緯 | 廃棄 |
11 | 学生支援に関する事項 | 学生支援に関する事務の実施その他の経緯 | 廃棄 |
学術研究に関する決定及びその経緯 | |||
12 | 学術研究に関する事項(1の項から11の項に該当するものを除く。) | (1) 個別の研究事業の実施その他の重要な経緯 | 廃棄 |
(2) 機関として行う大型プロジェクト事業の企画・立案・実施その他の重要な経緯 | |||
(3) 学術研究の実施に伴う申請等に関する事務の実施その他の重要な経緯 | |||
13 | 学術研究関係資料に関する文書 | 学術研究関係資料の収集・管理に関する事務の実施その他の重要な経緯 | 廃棄 |
地域社会との連携，国際交流に関する事項 | |||
14 | 地域社会との連携に関する事項 | 地域社会との連携に関する事業の実施その他重要な経緯 | 廃棄 |
15 | 国際交流に関する事項 | 国際交流に関する事業の実施その他重要な経緯 | 廃棄 |
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯 | |||
16 | 個人の権利義務の得喪及びその経緯 | (1) 行政手続法第5条第1項ロの審査基準，第12条第1項の処分基準，同法第6条の標準的な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯 | 廃棄 |
(2) 許認可等に関する重要な経緯 | |||
(3) 不利益処分に関する重要な経緯 | |||
(4) 意義申立てに関する会議等における検討その他の重要な経緯 | |||
(5) 国立大学法人兵庫教育大学を当事者とする訴訟の提起その他の訴訟に関する重要な経緯 | |||
17 | 幼児，児童，生徒の募集に関する事項 | 幼児，児童，生徒の募集に関する企画の検討その他の | 廃棄 |
18 | 附属学校の入学者選抜に関する事項 | 附属学校の入学者選抜に関する事務の実施その他の経緯 | 廃棄 |
19 | 附属学校の入学手続に関する事項 | 附属学校の入学手続に関する事務の実施その他の経緯 | 廃棄 |
20 | 附属学校の教務に関する事項 | 附属学校の教務に関する事務の実施その他の経緯 | 廃棄 |
その他の事項 | |||
21 | 栄典又は表彰に関する事項 | 栄典又は表彰の授与又ははく奪の重要な経緯 | 廃棄 |
22 | 文書の管理等に関する事項 | 文書の管理等 | 廃棄 |
23 | 法令その他の事項に関する関係機関等との協議又は調整に関する事項(1の項から22の項までに掲げるものを除く。) | 法令その他の事項に関する関係機関等との協議又は調整及びその経緯 | 廃棄 |
注 ①「移管」とされている文書が含まれている法人文書ファイル等はすべて移管することとする。
② 廃棄とされているものであっても，1の基本的考え方に照らして，国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって，社会的な影響が大きく政府全体として対応し，その教訓が将来に活かされるようなものについては，移管が必要となる。
③ 移管については，当該業務を主管する課等の文書管理者において行うものとする。
(2) 上記に記載のない業務に関しては，1の基本的考え方に照らして，文書管理者において個別に判断するものとする
